cell reviveリハビリセンター銀座院について

はじめに、貴院の特徴をお聞かせください。

再生医療に特化した施設と医療連携しており、ご紹介いただく方の多くが膝関節に症状を抱えているため、局所だけでなく全身的に評価し、膝関節の症状に繋がる原因を取り除くリハビリを展開しています。来院された方が手術を回避できるように尽力していますが、手術が必要な方には医療機関（整形外科クリニック等）をご紹介するなど、入口と出口をしっかりとゲストの方と握って進めていることも特徴の一つです。また通われているゲストの方のご家族やご友人の方を紹介していただき膝関節に限らず全身のコンディショニングも実施しています。

貴院の現状や環境について教えていただけますか。

院の体制としては受付はおらず、セラピスト3名（常勤1名、非常勤2名）で運営しています。土地の性質上ロイヤルカスタマーが多く、予約率を80%まで上げると継続率が下がってしまうなどの環境要因があります。顧客満足度を上げるためにも再生医療後のリハビリに対する独自のプロトコルを作成しており、リハビリの効果判定やゲストとの共通認識をするための予後の指標として運用しています。現状の顧客単価としては約15,000円（税抜）で1日の平均来院ゲスト数は6〜7名（MAX：10名、1名/1時間）です。患者層としては60〜70代が多く、男女比は3:7で女性が割合として多くなっています（更年期障害を経て、膝関節の症状を発症される方が多い）。

顧客情報のデジタル化で後追いも楽々

日計票クラウドを導入される前は、どのような課題がありましたか。

施術以外の顧客管理作業を最小限にし、情報をクラウド上で一元管理（紙媒体から脱却）できるようにすることが課題でした。日計票クラウド導入前は新規や既存の来院種別や回数券消費や都度払いなどの支払種別、毎日の締め作業はスプレッドシートに入力をしており、終業後に20〜30分程度かけて実施していました。顧客カルテに関しては、紙に手書きをしており、後から見返す際に内容が見づらかったり、必要な情報（次回予約の有無や購入履歴等）を探すことに時間がかかっていました。定期的に未来院のゲストへ後追い目的のLINEを送付するのですが、スプレッドシートと紙管理のカルテ情報から抽出しなければならず、毎回1〜2時間ほどかけて情報抽出することが非常に手間がかかっていました。

日計票クラウドをどのように活用していますか。

当院では日計票入力と顧客メモ機能、フォロー患者抽出機能をメインに日々の業務で活用しています。まず日計票入力では予約システムの予約枠を参照し、始業業務で日計票入力に前もって実施しています。ゲストが来院されなかった場合は日計票を削除すれば良いですし、来院されれば特に追加の入力や操作が必要ないので、施術の合間や終業後に実施する必要もありません。当院が完全自費なので来院時に予約時のメニューから大きく変わらないということもあるので上記の方法で活用できています。顧客メモ機能に関しては、画面左側の自由記述欄に顧客属性や既往歴など情報を、右側の活動記録に来院時のトピックや次回実施することなどのメモを記載しています。記載するタイミングとしては施術中（クロージングや次回予約取得時）にしており、完結できています。また隔週で後追いをする対象を抽出するためにフォロー患者抽出機能を活用しています。対象期間を入力するだけで最終来院日または施術・商品購入履歴にて抽出できるため、任意の期間で設定し顧客メモ機能に連絡が必要な旨の記載を残したゲストの方へLINEメッセージの送付することで簡単に後追いができています。

顧客管理工数が大幅に削減

日計票クラウドを導入してどのような効果がありましたか。

一番は顧客管理工数の削減です。会計作業は所要時間が20〜30分が10分に、後追い対象の情報抽出については所要時間が1〜2時間から10分になりました。顧客管理作業は憂鬱だったのですが、日計票を入力するだけで自動で会計情報が溜まり、後追い対象の情報抽出も期間を入力するだけですぐに確認できますし、カルテも始業時に探す必要がなく、患者一覧や日計票入力画面から閲覧・記載ができるので助かっています。また自動で溜まった情報（売上や新規・既存患者数、等）を見ながらKPIを組むこともできるようになったことも効果の一つです（月毎に組んで半月に1回見直しをしています）。

店舗数拡大に向けた、シームレスな管理環境整備

今後のビジョンを教えてください。

今後も店舗数の拡大は行なっていく予定です。銀座院単体としては、常勤のセラピストを2名体制にし、より多くのゲストの方に来院していただけるよう準備を進めていきます。またゲストの方とセラピストの両方が満足できるサービスとするため、セラピストがよりゲスト対応に時間が割けるよう、顧客管理作業の入力工数削減や情報一元管理できるシームレスな管理環境を整えていこうと考えています。上記を実現するため、日計票クラウドへ期待することとしては、データの吐き出し（ExcelやCSV等）や予約情報が日計票へ自動反映されるなど、更にできることが増えると非常に助かります。

最後に、日計票クラウドの導入を検討している方へメッセージをお願いします。

目の前のゲスト（患者）さんに向き合う時間を費やすために顧客作業工数を減らしたい、人的リソースはかけられないが戦略的に来院後の後追いをして、継続率をアップ（離脱防止）させ、安定した経営をしたい方にはおすすめのツールです！

ありがとうございました！